Datenschutzordnung des Vereins der

Freiwilligen Feuerwehr Lauf, gegr. 1896

 

1. Grundsätzliches

1.1. Gesetzliche Grundlagen

Im Verein werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt sowohl automatisiert als auch in manueller Dokumentation. Der Verein unterliegt damit den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) sowie der geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1.2 Was wird gespeichert

Folgende Daten sind notwendige Daten zur Verfolgung der Vereinsziele und zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder inkl. dem nötigen Versicherungsschutz:

a) Name
b) Anschrift
c) Geburtsdatum
d) Geschlecht
e) Telefonnummer
f) Mailadresse
g) Ausgeübter Beruf
h) Eintrittsdatum

Die notwendigen Daten nach Buchstaben a – h werden gleichzeitig Daten des zuständigen Feuerwehrverbandes (aktuell Kreisfeuerwehrverband Bamberg).
Alle weiteren Daten, die vom Verein im Rahmen der Aufnahme als Mitglied, der Anmeldung zu Veranstaltungen oder sonstigen Datenerhebungen erfolgen, sind freiwillig. Hierauf wird bei Erhebung der Daten hingewiesen.

Zu den freiwilligen Daten im Rahmen der Verwirklichung der Vereinsziele sowie der Verwaltung und Betreuung der Mitglieder gehören in nicht abschließender Aufzählung unter anderem:

Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Erklärungen zu Urheberrechten und Rechten am eigenen Bild, Bekleidungsgrößen, relevante körperliche Beeinträchtigungen, Allergien, Teilnahmen und Platzierungen an Veranstaltungen außerhalb des Vereins sowie Qualifikationen, die außerhalb des Vereins erworben wurden.

2. Beitragswesen

Für das Beitragswesen kann es erforderlich sein, die Bankverbindung des Betroffenen (IBAN, BIC) zu speichern.

 

3. Sicherheitsvorkehrungen

Alle personenbezogenen Daten und Bankdaten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen von Kenntnis und Zugriff Dritter geschützt.

4. Kreis der Zugriffsberechtigten auf Daten

Die Mitglieder des Vorstandes und der Verantwortliche für die Datenverarbeitung erhalten Vollzugriff auf die persönlichen Daten inklusive der Ergänzung, Änderung und Löschung von Daten. Alle Datenänderungen werden protokolliert.
Der Verantwortliche für die Buchführung erhält Zugriff die Adressdaten sowie die für die Beitragsberechnung erforderlichen Daten wie Zugehörigkeit zu bestimmten Beitragsrollen. Der Zugriff beinhaltet eine Schreibberechtigung für Daten zur Beitragszahlung.
Die Übungsleiter erhalten bei Bedarf Lesezugriff auf die Adressdaten der Mitglieder, die erfasste Notfallrufnummer bei Minderjährigen sowie die Angaben zu körperlichen Beeinträchtigungen oder Allergien.

5. Datenlöschung

Personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssystemen werden auf Wunsch des Mitgliedes durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Ziel ist jedoch für die Vereinschronik möglichst wenig Daten zu löschen, sondern die Entwicklung des Vereins mit den dazugehörigen Personen der Nachwelt zu erhalten.

6. Organisatorisches

6.1 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Nach Prüfung des gesetzlichen Grundlagen (BDSG-neu und DSGVO) stellt der Verein fest, dass:

  • weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind,
  • die notwendigen Daten zur Mitgliederverwaltung (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht) keine „sensiblen Daten“ nach Art. 9 DSGVO  enthalten,
  • „sensible Daten“ nur aufgrund vorheriger Einverständniserklärung der Mitglieder freiwillig erfasst werden und
  • personenbezogene Daten nicht zum Zweck geschäftsmäßiger Übermittlung dienen (Datenhandel).

Somit liegt keine gesetzliche Verpflichtung vor, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Der Vereinsvorstand und der Kommandant kümmern sich daher selbst um die Einhaltung des Datenschutzes durch den Verein.


 7. Schriftliche Regelung zum Datenschutz und Veröffentlichung

Die Grundzüge der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten werden durch diese Datenschutzordnung geregelt. Sie tritt durch Beschluss des Vorstandes in Kraft und ist den Vereinsmitgliedern durch Veröffentlichung in der Mitgliederversammlung im Januar 2019 sowie auf der Homepage des Vereins unter www.ff-lauf.de bekannt zu geben.

7.1 Inkrafttreten

Vorstehende Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand am 16. November 2018 beschlossen und wird in der Jahreshauptversammlung vom 13. Januar 2019 vereinsweit veröffentlicht.

Lauf, 13. Januar 2019

 
gez. Rudolf Förner                                                  gez. Thomas Neuberger
Vorstand                                                                    Kommandant